Уважаемые коллеги!

В связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции (2019-nCoV) и в целях выполнения рекомендаций Роспотребнадзора по профилактике -гриппа, ОРВИ и коронавирусной инфекции и указа Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ в соответствии с приказом ректора № 6.18.1-01/0703-01от 07.03.2020 г. все зарубежные командировки запрещены до появления отдельного распоряжения!

Условия участия:

  • Командировки сотрудников по России или за рубеж могут осуществлять только сотрудники, оформленные в штат Института общественных наук.
  • Командировки разрешаются в соответствии со плановой сметой на календарный год, утвержденной Финансовым директором ИОН.
  • При оформлении командировки должны быть указаны все должности сотрудника в ИОН РАНХиГС, цели командировки должны варьироваться в зависимости от должности. Если цель командировки не соответствует одной из должностей, то на нее необходимо оформить отпуск без сохранения заработной платы.
  • Перед подачей Служебной записки и Заявки на организацию командировки необходимо удостовериться, что командируемый сотрудник не будет находится в отпуске в период поездки. В ином случае, необходимо заранее подать в отдел кадров ИОН (2-220) заявление на отзыв из отпуска для участия в командировке.
  • Документы на оформление командирования принимаются максимум за 7 дней до даты отъезда из Москвы (командировки по РФ) или за 14 дней до отъезда из Москвы (зарубежные командировки).
Подать служебную записку и заявку на командирование


Служебная записка должна быть заполнена командируемым сотрудником, распечатана и подписана. На ней необходимо поставить визу непосредственного руководителя подразделения ИОН в котором работает сотрудник, визу планово-финансового управления (М. Кретова), визу заместителя главного бухгалтера РАНХиГС (Н.И. Семикина) и подпись руководителя ИОН.

Готовая служебная записка подается в виде оригинала в 223 кабинет 2 корпуса (Юго-Западная) или скана на адрес verhovceva-av@universitas.ru (Екатерина Владимировна Верховцева)

Скачать форму служебной записки

К служебной записке прилагается Заявка на командировку, где командируемый может указать свои пожелания в отношении приобретения транспорта и проживания. Она высылается в электронном виде в .doc формате.

Скачать форму заявки

В документах важно указать все финансовые аспекты командировки, маршрут, желаемые рейсы и гостиницу, даты, наличие или отсутствие визы и цель. После получения Служебной записки и Заявки с вами свяжется специалист по оформлению командировок отдела Международной политики ИОН для уточнения деталей.

Подписать Приказ о командировании

Во время процесса оформления командировки вам на почту @ranepa.ru придет ссылка на согласование Приказа о командировании, опубликованного в системе Директум. Для подтверждения вам необходимо иметь доступ к этой системе. В случае его отсутствия необходимо заранее связаться с техслужбой (adminsys@universitas.ru) для получения доступа.

Перед подтверждением вам необходимо ознакомиться с черновиком Приказа и нажать в левом верхнем углу «Согласовано» или «Выполнить». После этого появится второе окно для итогового подтверждения и необходимо будет еще раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

Получить необходимые услуги

После подписания Приказа о командировки с вами свяжется специалист по оформлению командировок для обсуждения и бронирования необходимых услуг, ранее указанных в Заявке на командирование: авиабилетов, жд билетов, проживания, медицинской страховки и тп. Все вышеперечисленное будет приобретено после получения подтверждения сотрудника по электронной почте.

Дополнительные условия:
ИОН в праве оплатить сотрудникам, если эти расходы были запланированы в годовой смете:

  • Авиаперелет;
  • ж\д билеты;
  • проживание в гостинице;
  • медицинскую страховку (обязательна для всех зарубежных командировок!)
ИОН может возместить стоимость по факту предоставления документов об оплате:

  • трансфер от аэропорта и обратно
  • организационный взнос за участие в конференции или ПК
Так же сотрудникам для возмещения питания полагаются суточные. Размер суточных регулируются внутренними нормативными актами и положениями РАНХиГС.

Все опции, кроме оплаты организационного взноса, возможны к оплате сотрудником самостоятельно с дальнейшим возмещением по возвращении в рамках авансового отчета, но только при наличии указанной в служебную записку четкой причины самостоятельной покупки.

В случае необходимости оказывается визовая поддержка в виде консультации по перечню документов и процессу подачи заявки на получение визы в консульский отдел посольства страны командирования. Получение визы организуется сотрудником самостоятельно.

Подать отчетные документы после возвращения

Оформление авансового отчета

Отчет об участии в командировке сдается в оригинале с подписью сотрудника в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки вместе с отчетными документами и документами на возмещение расходов.

Скачать форму отчета о командировании


Полный пакет отчетных документов (варьируется в зависимости от условий каждой командировки):

  • Копии страниц загран.паспорта с отметками о пересечении границы
  • Копия страницы загран.паспорта с визой (если имеется)
  • Оригиналы посадочных талонов / билетов
  • Чеки расходов на трансфер с указанием маршрута следования, подтвержденные выпиской с банковского счета командируемого.
Оформление возмещения оплаченных самостоятельно расходов:

  • Распечатанная бронь из электронного письма и/или маршрутная квитанция (авиабилетов, ж\д билетов, гостиницы)
  • Оригиналы посадочных талонов (ж\д билетов)
  • Чек об оплате (авиабилетов, гостиницы, ж\д билетов, трансфера)
  • Выписку с банковского счета, подтверждающую оплату с личного счета командируемого
  • Копия лицевой стороны банковской карты, с которой производилась покупка.
Сканы документов сдаются в отдел международной политики, оригиналы документов вместе с подписанным отчетом должны быть сданы в бухгалтерию ИОНа сотрудником самостоятельно в течение 3 дней после приезда из командировки.

По всем вопросам оформления командировок обращайтесь в отдел международной политики ИОН по адресу verhovceva-av@universitas.ru