Командировки от ИОН РАНХиГС

Уважаемые коллеги!

В связи с изменением регламентов Академии в отношении международной деятельности, все поездки с международной составляющей должны будут согласовываться с проректором до начала фактического оформления. В связи с чем, с 21 августа 2023 г. изменяются сроки подачи служебных записок на командирование:

Командировки по РФ - подача не позднее 14 дней до выезда из Москвы;
Командировки по РФ на международные мероприятия - подача не позднее 14 дней до выезда из Москвы;
Зарубежные командировки - подача не позднее 30 дней до выезда из Москвы.

Условия участия:

Командировки сотрудников по России или за рубеж могут осуществлять только сотрудники, оформленные в штат Института общественных наук.
Командировки разрешаются в соответствии со плановой сметой на календарный год, утвержденной Финансовым директором ИОН.
При оформлении командировки должны быть указаны все должности сотрудника в ИОН РАНХиГС, цели командировки должны варьироваться в зависимости от должности.
Перед подачей Служебной записки и Заявки на организацию командировки необходимо удостовериться, что командируемый сотрудник не будет находиться в отпуске в период поездки. В ином случае необходимо заранее подать в отдел кадров ИОН (2-220) заявление на отзыв из отпуска для участия в командировке.
Документы на оформление командирования принимаются не позднее, чем за 14 календарных дней до даты отъезда из Москвы (командировки по РФ) или не позднее, чем за 30 календарных дней до даты отъезда из Москвы (зарубежные командировки).
Основные расходы на авиа (ж/д) билеты и проживание заказываются через Заявку с последующей покупкой через Академию. В случае необходимости приобрести что-либо за свой счет с последующем возмещением, точную причину необходимо указать в служебной записке на командирование.

Подать служебную записку и заявку на командирование

Служебная записка должна быть заполнена командируемым сотрудником, распечатана и подписана. На ней необходимо поставить подпись непосредственного руководителя подразделения ИОН в котором работает сотрудник, визу планово-экономического отдела (М. Кретова), визу руководителя отдела по работе с персоналом ( Е. Большунова) и визу директора ИОН.

Готовая служебная записка подается в виде оригинала в 223 кабинет 2 корпуса (Юго-Западная) или скана на адрес verkhovtseva-ev@ranepa.ru (Екатерина Владимировна Верховцева) (с последующим обязательным предоставлением оригинала).

Скачать форму служебной записки

К служебной записке прилагается заявка на командировку, где командируемый может указать свои пожелания в отношении приобретения транспорта и проживания. Она высылается в электронном виде в .doc формате.

В том случае, если командировка сотрудника будет попадать на выходные или праздничные дни, то сотрудник должен также заполнить дополнительные формы: Заявление на работу в выходной день, Согласие на работу в выходной день, План работы на выходной день

Скачать файлы:

В документах важно указать все финансовые аспекты командировки: маршрут, желаемые рейсы и гостиницу, даты, источник финансирования, наличие или отсутствие визы и цель. После получения Служебной записки и Заявки с вами свяжется специалист по оформлению командировок отдела обеспечения внешних связей ИОН для уточнения деталей.

Обратите внимание! В рамках командировок разрешено бронировать или приобретать с последующем возмещением гостиницы уровня не выше 4*.

Подписать Приказ о командировании

Для того, чтобы Вы смогли ознакомиться с приказом и подписать его, Вам будет необходимо предварительно оформить электронную подпись в Pyrus.

При регистрации необходимо указывать свою рабочую почту. На нее придет ссылка на подписание приказа по Вашей командировке.

Инструкция по получению электронной подписи

Получить необходимые услуги

После подписания Приказа о командировании с Вами свяжется специалист по оформлению командировок для обсуждения и бронирования необходимых услуг, ранее указанных в Заявке на командирование: авиабилетов, ж/д билетов, проживания, медицинской страховки и тп. Все вышеперечисленное будет приобретено после получения подтверждения сотрудника по электронной почте.

Дополнительные условия:
ИОН вправе оплатить сотрудникам, если эти расходы были запланированы в годовой смете:

авиаперелет;
ж\д билеты;
проживание в гостинице;
медицинскую страховку (обязательна для всех зарубежных командировок!).

Дополнительно ИОН может возместить стоимость по факту предоставления документов об оплате:

трансфер от аэропорта до отеля и обратно по месту проведения командировки;
организационный взнос за участие в конференции или ПК (только по РФ).

Так же сотрудникам для возмещения питания полагаются суточные. Размер суточных регулируются внутренними нормативными актами и положениями РАНХиГС.

Все опции, кроме оплаты организационного взноса, возможны к оплате сотрудником самостоятельно с дальнейшим возмещением по возвращении в рамках авансового отчета, но только при наличии указанной в служебной записке четкой причины самостоятельной покупки.

Обратите внимание, что возмещение проживания возможно только в гостиницах уровня не выше 4*. Авиа и ж/д билеты могут быть возмещены только эконом класса.

В случае необходимости оказывается визовая поддержка в виде консультации по перечню документов и процессу подачи заявки на получение визы в консульский отдел посольства страны командирования. Получение визы организуется сотрудником самостоятельно.

Подать отчетные документы после возвращения

Оформление авансового отчета

Отчет об участии в командировке сдается в оригинале с подписью сотрудника в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки вместе с отчетными документами и документами на возмещение расходов.

Файлы: Отчет о командировании, международный отчет о командировании

Полный пакет отчетных документов (варьируется в зависимости от условий каждой командировки):

Копия страницы паспорта с основной информацией) ( российский в командировках по РФ, заграничный - в зарубежных)
Приглашение (при наличии)
Копия страницы паспорта с отметками о пересечении границы (в зарубежных)
Копия страницы с визой (в зарубежных, при наличии)
Бронь авиа или ж/д билетов (маршрутная квитанция)
Оригиналы посадочных талонов на самолет (обязательно!) / ж/д билетов (при наличии)
Бронь гостиницы (ваучер)
Отчет о командировании, подписанный руководителем Института.

Оформление возмещения оплаченных самостоятельно расходов:

Возмещение авиа или ж/д билета (только эконом класса):

Распечатанная бронь из электронного письма и/или маршрутная квитанция (авиабилетов, ж\д билетов, гостиницы)
Оригиналы посадочных талонов
Чек об оплате (в случае оплаты наличными)/ кассовый чек при оплате по безналу
Справка из банка, подтверждающая оплату (при оплате картой)
Копия лицевой стороны карты, с которой производилась оплата (при оплате картой)
Выписка из банка, если в справке о проведенном платеже указано, что оплата была со счета

Возмещение гостиницы (уровня не выше 4*):

Распечатанная бронь гостиницы
Справка из гостиницы, подтверждающая факт проживания (в случае самостоятельной оплаты с возмещением), с печатью отеля
Чек об оплате (в случае оплаты наличными)/ кассовый чек при оплате по безналу
Справка из банка, подтверждающая оплату (при оплате картой)
Копия лицевой стороны карты, с которой производилась оплата (при оплате картой)
Выписка из банка, если в справке о проведенном платеже указано, что оплата была со счета

Возмещение такси или аэроэкспресса (только эконом класса):

Распечатанная маршрутная квитанция (в случае такси)
Оригинал билета (в случае аэроэкспресс)
Справка из банка, подтверждающая оплату (при оплате картой)
Копия лицевой стороны карты, с которой производилась оплата (при оплате картой)

ВАЖНО!

Проезд на такси при командировании за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, возмещается только от аэропорта(вокзала) к отелю \ площадке проведения мероприятия и обратно в день приезда и день отъезда для командированных сотрудников согласно Положению о командировании 02-2582 от 28 декабря 2023 года.
Возмещение расходов возможно только, если платеж был проведен с номера карты\счета сотрудника и есть подтверждающие документы.
При отсутствии/утере оригиналов посадочных талонов сотрудник должен будет самостоятельно обратиться в авиакомпанию и приобрести справку о совершенном перелете за свой счет.

Просьба приносить оригиналы документов в 223 каб. 2 корпуса по предварительной договоренности о дате и времени.

По всем вопросам оформления командировок обращайтесь в отдел международной политики ИОН по адресу verkhovtseva-ev@ranepa.ru.