Командировки от ИОН РАНХиГС

Уважаемые коллеги!

В связи с изменением регламентов Академии в отношении международной деятельности, все поездки с международной составляющей должны будут согласовываться с проректором до начала фактического оформления. В связи с чем, с 21 августа 2023 г. изменяются сроки подачи служебных записок на командирование:

Командировки по РФ - подача не позднее 14 дней до выезда из Москвы;
Командировки по РФ на международные мероприятия - подача не позднее 30 дней до выезда из Москвы;
Зарубежные командировки - подача не позднее 30 дней до выезда из Москвы;

Условия участия:

Командировки сотрудников по России или за рубеж могут осуществлять только сотрудники, оформленные в штат Института общественных наук.
Командировки разрешаются в соответствии со плановой сметой на календарный год, утвержденной Финансовым директором ИОН.
При оформлении командировки должны быть указаны все должности сотрудника в ИОН РАНХиГС, цели командировки должны варьироваться в зависимости от должности. Если цель командировки не соответствует одной из должностей, то на нее необходимо оформить отпуск без сохранения заработной платы.
Перед подачей Служебной записки и Заявки на организацию командировки необходимо удостовериться, что командируемый сотрудник не будет находится в отпуске в период поездки. В ином случае, необходимо заранее подать в отдел кадров ИОН (2-220) заявление на отзыв из отпуска для участия в командировке.
Документы на оформление командирования принимаются не позднее, чем за 7 календарных дней до даты отъезда из Москвы (командировки по РФ) или не позднее, чем за 14 календарных дней до даты отъезда из Москвы (зарубежные командировки).
Основные расходы на авиа (ж/д) билеты и проживание заказываются через Заявку с последующей покупкой через Академию. В случае необходимости приобрести что-либо за свой счет с последующем возмещением, точную причину необходимо указать в служебной записке на командирование.

Подать служебную записку и заявку на командирование

Служебная записка должна быть заполнена командируемым сотрудником, распечатана и подписана. На ней необходимо поставить визу непосредственного руководителя подразделения ИОН в котором работает сотрудник, визу планово-финансового управления (М. Кретова), визу заместителя главного бухгалтера РАНХиГС (Н.И. Семикина) и подпись руководителя ИОН.

Готовая служебная записка подается в виде оригинала в 223 кабинет 2 корпуса (Юго-Западная) или скана на адрес verkhovtseva-ev@ranepa.ru (Екатерина Владимировна Верховцева)

Скачать форму служебной записки

К служебной записке прилагается заявка на командировку, где командируемый может указать свои пожелания в отношении приобретения транспорта и проживания. Она высылается в электронном виде в .doc формате.

Скачать форму заявки Скачать форму заявки на возмещение расходов Скачать форму отказа о приобритении или возмещении транспорта

В документах важно указать все финансовые аспекты командировки, маршрут, желаемые рейсы и гостиницу, даты, наличие или отсутствие визы и цель. После получения Служебной записки и Заявки с вами свяжется специалист по оформлению командировок отдела Международной политики ИОН для уточнения деталей.

Обратите внимание! В рамках командировок разрешено бронировать или приобретать с последующем возмещением гостиницы уровня не выше 4*.

Подписать Приказ о командировании

После отправления координатору командировок скана служебной записки и заявки для начала оформления (через примерно 2-3 дня) вам на почту @ranepa.ru придет ссылка на согласование Приказа о командировании, опубликованного в системе Директум. Для подтверждения вам необходимо иметь доступ к этой системе. В случае его отсутствия необходимо заранее связаться с техслужбой (adminsys@universitas.ru) для получения доступа.

Перед подтверждением вам необходимо ознакомиться с черновиком Приказа и нажать в левом верхнем углу «Согласовано» или «Выполнить» . После этого появится второе окно для итогового подтверждения и необходимо будет еще раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

Получить необходимые услуги

После подписания Приказа о командировки с вами свяжется специалист по оформлению командировок для обсуждения и бронирования необходимых услуг, ранее указанных в Заявке на командирование: авиабилетов, ж/д билетов, проживания, медицинской страховки и тп. Все вышеперечисленное будет приобретено после получения подтверждения сотрудника по электронной почте.

Дополнительные условия:
ИОН вправе оплатить сотрудникам, если эти расходы были запланированы в годовой смете:

Авиаперелет;
ж\д билеты;
проживание в гостинице;
медицинскую страховку (обязательна для всех зарубежных командировок!)

Дополнительно ИОН может возместить стоимость по факту предоставления документов об оплате:

трансфер от аэропорта и обратно;
организационный взнос за участие в конференции или ПК;

Так же сотрудникам для возмещения питания полагаются суточные. Размер суточных регулируются внутренними нормативными актами и положениями РАНХиГС.

Все опции, кроме оплаты организационного взноса, возможны к оплате сотрудником самостоятельно с дальнейшим возмещением по возвращении в рамках авансового отчета, но только при наличии указанной в служебной записке четкой причины самостоятельной покупки.

Обратите внимание, что возмещение проживания возможно только в гостиницах уровня не выше 4*. Авиа и ж/д билеты могут быть возмещены только эконом класса.

В случае необходимости оказывается визовая поддержка в виде консультации по перечню документов и процессу подачи заявки на получение визы в консульский отдел посольства страны командирования. Получение визы организуется сотрудником самостоятельно.

Подать отчетные документы после возвращения

Оформление авансового отчета

Отчет об участии в командировке сдается в оригинале с подписью сотрудника в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки вместе с отчетными документами и документами на возмещение расходов.

Скачать форму отчета о командировании

Полный пакет отчетных документов (варьируется в зависимости от условий каждой командировки):

Копия страницы паспорта с информацией) ( российский в командировках по РФ, заграничный - в зарубежных)
Приглашение ( при наличии)
Копия страницы паспорта с отметками о пересечении границы (в зарубежных)
Копия страницы с визой (в зарубежных, при наличии)
Бронь авиа или ж/д билетов
Оригиналы посадочных талонов (обязательно!) / билетов (при наличии)
Бронь гостиницы
Отчет о командировании, подписанный руководителем Института.

Оформление возмещения оплаченных самостоятельно расходов:

Возмещение авиа или ж/д билета (только жконом класса):

Распечатанная бронь из электронного письма и/или маршрутная квитанция (авиабилетов, ж\д билетов, гостиницы)
Оригиналы посадочных талонов
Чек об оплате (в случае оплаты наличными)
Справка из банка, подтверждающая оплату (при оплате картой)
Копия лицевой стороны карты, с которой производилась оплата (при оплате картой)

Возмещение гостиницы (уровня не выше 4*):

Распечатанная бронь гостиницы
Справка из гостиницы, подтверждающая факт проживания (в случае самостоятельной оплаты с возмещением)
Чек об оплате (в случае оплаты наличными)
Справка из банка, подтверждающая оплату (при оплате картой)
Копия лицевой стороны карты, с которой производилась оплата (при оплате картой)

Возмещение такси или аэроэкспресса (только эконом класса):

Распечатанная маршрутная квитанция (в случае такси)
Оригинал билета (в случае аэроэкспресс)
Справка из банка, подтверждающая оплату (при оплате картой)
Копия лицевой стороны карты, с которой производилась оплата (при оплате картой)

Проезд на такси при командировании за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, возмещается только от аэропорта(вокзала) к отелю \ площадке проведения мероприятия и обратно в день приезда и день отъезда для командированных сотрудников согласно положению о командировании 02-2582 от 28 декабря 2023 года

Перед сдачей документов в бухгалтерию ИОН, вы можете перепроверить весь пакет отчетных документов в 223 каб. 2 корпуса по предварительной договоренности о дате и времени сдачи.

По всем вопросам оформления командировок обращайтесь в отдел международной политики ИОН по адресу verkhovtseva-ev@ranepa.ru.